聊天机器人，文档管理优化工具
聊天机器人，文档管理优化工具
数据通常被描述为数字经济的新黑金。这是正确的：数据有价值。今天的每个网站，服务，电子邮件或应用程序都需要数据。它们已成为不可或缺的，代表着公司知识的资本。
然而，许多公司都在努力保持数据库的有序，可靠和最新。与此同时，他们中的大多数都有一个会话代理 – 也称为聊天机器人 – 作为客户和员工关系的新工具。如果这个新工具也是优化其信息系统和改进文档管理的关键？
文件管理不善的成本
根据信息和管理协会（AIM），一名员工每周平均花费7:30搜索信息，纸张或数字信息，但没有找到。 AIM还解释说，四分之一的公司意识到在审核时至少需要一个月才能找到所有必要的文件。情况只会变得更糟：一家公司每年生产50％的纸质文件和60％的额外数字文件。
这些故障带来许多问题。第一个是产生重复的不可避免的风险，甚至更糟：未注明日期的重复和相互冲突的信息。没有高效搜索引擎或EDM的文档越多，员工重写未找到的文档的可能性就越大。如果报价多次重复，会计部门可能会采用过时的版本并向客户发送不准确的发票。接下来我们讨论第二个问题：这种糟糕的文件管理对客户产生的负面影响。除了对公司可信度的影响之外，糟糕的文档管理也会降低其生产力。当您需要花费几个小时来查找模型文档时，确实很难做出响应 AppVizer的Colin Laouette估计，由于文件管理有缺陷，近四分之一的公司已经失去了客户。因此，文档管理不可避免地需要财务成本：搜索文档所花费的时间，更糟糕的是，在发生损失时重做它所花费的时间，代表了公司数百欧元的亏损。
最后，这些问题是员工搜索日常信息的真正障碍。如果没有搜索引擎或相关排名，员工在搜索中不会自主，并且依赖于其他同事或服务，而这些同事或服务通常会因请求而过载。然后，他们的知识传播是一个需要管理的新问题，因为在离职期间，公司的资本化和解释是一个复杂且反复出现的话题。
因此，确实需要找到一种解决方案，以便在公司内更好地存储，分类和分发文档，并确保知识的可持续性，同时优化不同服务的生产力。
聊天机器人，这个documentalist 2.0
越来越多的公司正在采用聊天机器人来改善他们的客户关系，卸载他们的支持服务或帮助他们的员工了解新的工具和流程。虚拟助手对低附加值查询的反应的兴趣尚未得到证实，但很少有公司认为聊天机器人有可能使知识获取永久化。
聊天机器人重新构建异构文档
然而，聊天机器人是强大的信息中心。必须考虑聊天机器人主要是知识库。该知识库包含回答用户问题所需的所有信息。最成功的聊天机器人能够通过公司的信息系统吸取客户的文档来自动生成此数据库。通过这一步，聊天机器人回答了文档管理的一个主要问题：记录知识的去中心化，这些知识通常散布在去中心化的来源和不同的格式上（常见问题解答，教程，用户手册，K线走势图，小册子）知识等）。
一旦信息中心化，聊天机器人将回答文档治理的两个主要问题：访问和知识的解释。当用户提出问题时，聊天机器人会从公司文档中检索信息，并告诉用户他可以找到答案的确切页面。在特定问题的情况下，聊天机器人依赖于文档的结构来询问消歧的问题，直到达到适合于用户的情况的精确答案。它还可以基于用户的简档提供目标响应，例如通过检查对文档的访问权限。
聊天机器人可以帮助您改进文档
Chatbots在改进和优化文档跟踪方面也发挥着重要作用。因为它们可以插入公司的信息系统，所以他们可以定期分析其内容，以识别错误，冗余，重复或差距。
因此，关注仪表板和分析聊天机器人非常重要。确实在这个“后台办公室”这个管理界面中，所有关于文档的重要信息和指标都将放在一起。实际上，基于聊天机器人的纪录片能够追踪所有未找到答案的问题，从而突出应该完成或丰富的文档部分。同样，有些人能够报告问题是否找到了几个不同的答案，去中心化在几个文件来源中。通过比较文本记录，聊天机器人找到重复项并请求人为干预以确定要保留的正确答案。然后公司只需要删除重复或错误的副本来清理其文档
当连接到信息系统时，聊天机器人还可以通过有抱负的新内容并将其集成到其知识库中来自动更新自己。然后，它会分析这些文档，并在公司丰富其IS时报告错误，重复或重复。从长远来看，聊天机器人不仅可以方便地访问信息，还可以在文档中进行定期清理，以便于维护。
聊天机器人创建数据并丰富文档
如果聊天机器人是分析，重组和清理现有数据的盟友，那么了解它也会创建数据也很重要。因此，它与数百甚至数千个用户的交互是重要数据的另一个来源。
此外，创建的数据符合“大数据”或“大数据”的三个特征：
- 成交量，这要归功于通过该工具进行的数千次对话
- 速度，因为这些数据的处理，存储和分类几乎立即完成
- 由聊天机器人可以处理的各种主题和查询引起的多样性
因此，这些数据很有价值，应该被公司视为抓住其丰富信息系统的机会。用户的兴趣，疑虑，问题，用户类型，请求数量，活动时间，故障频率……聊天机器人在其管理界面中提供的所有信息都是趋势和信号分析，以更好地了解其目标，并发展服务和使用
如果聊天机器人大多为用户带来的舒适性和他们允许的低附加值任务的自动化而广受好评，我们经常低估他们在知识资本化中可以发挥的作用。一家公司。然而，在大众数据时代，文献治理比以往任何时候都更加敏感，以确保社会文献财富的可持续性，合规性和正确使用。聊天机器人是一个令人惊叹的会话工具，它现在有一张新卡可以引诱公司：在信息系统中的文档主义者2.0可以完善。