有效自动化应付账款的三个步骤

您的企业是否愿意为可能以接近一半成本获得的同等产品支付更多费用？这个概念，尤其是金融领域的人们，似乎很荒谬。 ASG Technologies产品营销总监Erin McCart写道，但这确实是许多组织中发生的无效的应付帐款（AP）流程所发生的情况。

实际上，美国财务与管理协会（IOFM）估计，在AP功能不那么有效的组织中，每笔付款的成本要比同类最佳公司高两倍。

节省的最大点之一是AP的自动化。自动化AP可以显着提高有效性和效率KPI，例如采购订单（PO），首次匹配率和每位全职员工的发票（FTE）。它还减少了人为错误和付款遗漏，从而由于更快的付款处理而增强了供应链并提高了满意度。

在内部，自动化还可以减轻AP员工的负担，他们可以减少他们在费时的手动处理上花费的时间，而可以腾出时间来管理异常情况，与供应商建立有益的关系并承担不同的任务。

最好的自动化AP解决方案可以集成各种信息和内容格式。

一个成功的AP自动化项目首先要部署软件解决方案，但要做的工作还不止这些。公司必须执行三个重要步骤才能获得最佳结果。

中心化内容

中心化和组织是任何有效会计流程的关键。但是它们并不总是存在的，因为在许多组织中，AP利用的数据来自不同的来源。公司的企业资源计划（ERP）系统通常是主要资源，但是有无数其他系统驻留在销售人员，外部供应商，客户或供应链中的其他地点，例如运输公司以及制造和仓库设施。如果简化异常管理所需的信息没有中心化（来自不同源系统的数据通过唯一标识符（例如，供应商ID，帐户代码和客户名称）连接在一起），则无法无缝地利用它来自动进行付款处理。

另外，必须扫描仅以纸，PDF，图像等形式提供的内容，以获取电子捕获的关键数据元素（例如日期，帐号，金额）并创建元数据。只有这样，它们才能被索引并存储在内容存储库和数据库中。从那里，发票和相关的支持内容可以通过工作流进行链接和处理。

最好的自动化AP解决方案可以将各种信息和内容格式与其数据存储库集成在一起-包括Microsoft Word和Excel，PDF，电子邮件，视频，扫描的捕获文档-并使用多种标准化方法以电子格式交易所信息（例如，XML，JSON和EDI）。他们还可以智能地索引，存档和组织此内容，以便用户可以轻松找到所需的信息。有效的自动化AP平台还包括审核和对帐功能，该功能可以警告用户有关错误，例如重复付款，短付款或延迟付款。平均而言，实施高度自动化的AP流程的组织可以实现发票的90％的PO首过匹配率。

与核心系统集成

尽管中心化需要将与AP相关的所有关键会计凭证存储在一个地方，但在大多数企业中，这些凭证涉及多个不同的系统。 AP外部的员工可以将文档存储在ERP系统或内容协作平台中，但是其他重要信息可能会以书面形式出现在销售合约，检验证书或其他无数区域中。独立运行且没有有效集成的不同系统只会延长会计流程

为了有效，应付款管理系统软件解决方案必须能够与包含相关文档的所有核心系统进行通信，否则组织可能会冒着记录“丢失”的风险。更具体地说，任何AP自动化解决方案都应与公司的自动化实现自动化内容服务平台（CSP）和ERP系统。集成系统和联合内容可以大大减少处理时间。

跨部门统一内容

与AP有关的最重要的系统不太可能是公司中唯一包含与AP流程相关的信息的软件。从市场营销，服务台，管理和运营，到制造和法律，组织内的所有主要部门都保留对业务运营有一定总结影响的记录。

AP工作人员将大部分时间用于处理非基于PO的交易或PO异常（例如金额，数量，价格，付款条款等错误）的交易。在许多情况下，解决异常所需的信息不易获得对他们来说，但在其他部门中确实存在。

同类最佳的自动AP解决方案将企业内容中心化在通常被认为对应付账款流程至关重要的文档之外。在评估解决方案以自动化应付账款流程时，请考虑如何使用基于标准的REST API，启用了低代码Web挂钩的以内容为中心的工作流以及内容联合来集成系统，以访问存储在组织其他部分所使用的存储库中的内容。这种看似很小的努力将提高透明度，并在AP和更广泛的供应链中提高成本节约。

自动化使内容成为重点

最终，当一家公司收紧其应付账款流程时，它消除了导致报告不准确，财务可见性差，业务决策延迟，重新运行成本高昂和金钱浪费的处理延迟。这导致资金更快地流入和流出组织，这对业务是有利的。实际上，IOFM已发现，通过应用最佳的AP自动化实践，组织可以在96％的时间内按时支付其非PO发票，而自动化程度较低的企业只有13％。

当整个组织调整以捕获，管理，联合和审核内容时，以及系统在不同部门和应用程序之间协同工作时，公司会增加制定更明智的业务决策并改善现金流的机会。一切都从中心化，组织化和自动化开始，以在几个月而不是数年内看到收益和收益回报。

ASG Technologies产品营销总监Erin McCart