谁需要现场直播？虚拟会议吸引了比以往更多的人

Domo Inc.计划于3月18日举行第六届年度Domopalooza会议，预计将有3,000多人前往SALT湖城进行为期四天的动手技术培训，与公司高管们擦肩而过，并进行晚间娱乐活动，最终将由黑人表演眼豆豆。

商业智能软件公司首席战略官约翰·梅洛尔（John Mellor）表示：“到2月中旬，“我们已经预订了酒店，我们正在打印材料以供游说。” 那时Domo首席执行官Josh James带着一些令人不安的消息从亚洲回来了：冠状病毒看起来比许多人想象的要大得多。

“大型企业还没有改变他们的活动，”梅洛尔说，“但很明显，许多客户将面临旅行限制。” 经过大量辩论后，Domo在2月28日宣布会议将在线上100％进行。剩下的工作日只有12个工作日。

这意味着需要12天的时间来完全重新考虑议程，找到虚拟会议平台，重新配置注册过程，将已发生的更改通知已注册的与会者和发言人以及取消已经存在数月的合约。

Domo的Mellor：未来的活动将具有“虚拟出席的重要组成部分”。图片：Twitter

梅洛尔说：“我们所有人都为团队进行了9个月的所有工作而哭泣。” 修改后的计划是在犹他州的雪鸟滑雪胜地拍摄虚拟活动的视频。梅洛说：“我们认为如果不能将观众带到犹他州，我们会把犹他州带给观众。” 但是在3月14日，记录了第一起社区扩散事件，所有地区的滑雪胜地都关闭了。

作为一个完全数字化的活动，Domopalooza于3月18日开业，正值SALT湖城地区遭受近30年最严重地震袭击之时。尽管如此，会议已缩减为一天，但在最初的24小时内吸引了9,000名注册者和12,000多名观众。即使包括取消的取消费，运营成本也比实际事件低约30％。

“我认为如果没有大量的虚拟出席，我们没有办法再做一次Domopalooza，” Mellor说。

他并不孤单。在电话和电子邮件采访中，来自20家技术公司的高管一致表示，这种体验是积极的。这些公司在今年上半年从面对面的事件转向了数字事件。参加某些虚拟会议的人数是过去的亲自聚会的人数的七倍之多。成本降低了90％。许多组织者说，数字互动带来的新商机数量远远超过了以前在体育比赛中看到的机会。

突然转变

今年上半年转向在线活动的规模很大。专业会议管理协会在4月初进行的一项成员调查发现，由于COVID-19，已经有87％的组织取消了活动，有66％的组织推迟了活动。

没有人在拥挤的会议厅里写丧钟，但看起来COVID-19已经做了20多年的虚拟事件实验未能实现的目标：吸引人们。每个接受采访的组织者都同意，他们未来的活动将比过去有更多的虚拟内容，尽管没有人计划放弃面对面的活动。

惠普企业有限公司首席营销官吉姆·杰克逊（Jim Jackson）表示：“合作伙伴和团队成员经常问我，惠普（HPE）会在将来进行物理或虚拟事件，对此我只是回答，是的。”

HPE首席执行官Antonio Neri的虚拟主题演讲吸引的观众人数是预期的八倍。照片：HPE

HPE的Discover大会是进行这一转变的较大型技术活动之一。去年在拉斯维加斯举行的会议上，吸引了10,000多名客户和合作伙伴。杰克逊说，公司4月8日决定将在线活动安排在6月下旬举行，其中包括超过100场会议，这需要“重新构想一切”。

他说：“我们必须像电视制作人一样，考虑节目编排，内容和扬声器的交付，以适应12英寸的屏幕，该屏幕的注意力跨度更短，退出选项只需点击一下即可。”

杰克逊说，迄今为止，已录制的CEO安东尼奥·内里（Antonio Neri）录制的主题演讲有超过900,000次观看，这是值得的，这是“超过我们预期的八倍”。他说，该活动比实体会议的尾巴更长，“因为与会者将在接下来的几周和几个月内继续按需观看内容。”

虚拟事件已经占据会议行业的利基市场超过25年，但从未达到主流地位。早期尝试模仿虚拟现实技术的贸易展览会的经验的尝试失败了。最近的工作主要包括直播会议的视频流。

参与度

2020年年份的不同之处在于，大量会议专门针对在线消费进行了重新配置。还有一个前所未有的因素，没人能选择。这就迫使组织者必须创造性地吸引和吸引人们的注意力，在这种环境中，只需单击一下鼠标即可放弃。企业对企业内容营销咨询公司Markletic的一项调查发现，有49％的营销人员表示，观众的参与是成功举办虚拟活动的最大因素。

程序设计师缩短了会议的时间，增加了互动元素，例如游戏和受众调查，并试图将娱乐性融入技术会议。Adobe Systems Inc.体验营销副总裁Alex Amado表示：“在一次在线活动中，与会者完全受到控制。”该公司在三月份举行了虚拟Adobe Summit。

当说话者可以与听众进行目光接触时，衡量参与度很容易，但是几乎不可能将反馈回路复制给不露面的人群。Zensar Technologies Ltd.首席营销官兼联盟负责人Abhishek Vanamali表示：“事件营销人员心目中的参与度仍然是一个挑战，” Zensar Technologies Ltd.的首席营销官兼联盟负责人于6月举行了SHRM Edge 2020会议。

不过，有些会议报告在某些措施上的参与度甚至高于面对面会议。Docker Inc.在最近举行的Dockercon会议上报告说，截至活动当天，已有75,000多个注册—相比之下，去年面对面的Dockercon仅有4,000人注册–超过30,000个实时事件登录。还有多达24,000个并发查看者，以及来自约11,000个唯一用户聊天的约22,000个聊天帖子。活动结束后还有数千人注册观看该内容。

“在正常的会议上，您可能会有一小部分人提出一个问题，这是某种社会距离，就像人们只是不想去问问题一样，”该公司高级副总裁John Kreisa市场营销，告诉SiliconANGLE Media的视频工作室theCUBE，其CUBE365活动平台托管了Dockercon。“ [在虚拟事件中]他们可以自由地在聊天中询问任何问题，这确实释放了很多知识共享和思想交易所的机会。”

在某些方面，虚拟事件比物理事件更容易产生。在大多数情况下，出于对旅行考虑的最小化和无需注册的考虑，组织者报告说，他们可以缩短促销时间表，并仍然产生大量的与会者。Markletic调查发现，公司花在宣传活动上的平均时间为3.5周。

F5 Networks Inc.客户关系负责人Dmitry Risukhin说，从历史上看，“招募参与者的过程要花几个月的时间。在5月份的敏捷性会议上，“我们有一个多月的时间，最终吸引了更多的参与者。”

到处走动和运送设备的人也少得多。Yellowbrick Data Inc.活动和现场营销负责人Bhuvana Ramakrishnan表示：“参加虚拟会议已将我们的物流工作量减少了50％以上，” Yellowbrick Data Inc.今年已主持或参加了30多次在线活动。

不利的一面是，不需要花小马信用卡或预订飞机航班的注册者就没有动力出现。Skift Inc.的EventMB研究部门表示，四分之三的组织者不为虚拟事件收费。因此，Eventbrite Inc.估计约有一半注册免费活动的人没有露面。

F5的Risukhin说：“您肯定会出现更多未出现的情况。” 但是，即使辍学率接近50％，该公司的在线访客仍然是以前的现场表演的五倍。

高效教育

Colliers的Strusievici：“我并没有在我不需要在某个地方的大大厅里冻结的东西上浪费时间。” 照片：高力

对于参加者来说，虚拟事件是一个天赐之物，他们对目的地的关注不如内容。高力国际集团首席信息官Mihai Strusievici说：“我选择参加我所需要的一切，我不会浪费时间在不需要在某个地方的大大厅里结冰的东西上。”自锁定开始以来，发生的事件比典型年份多。

组织者还说，在线观看的人们对内容更加认真。首席营销官Fleur Sohtz说，当Collibra NV决定虚拟召开6月数据公民20大会时，组织担心“我们的社区可能会因为数字事件而感到筋疲力尽”。“现实是，这种热情绝对存在，并且比我们预期的要强大。”

过程自动化供应商K2 Software Inc.在4月份的FastFWD会议上吸引了1,700名注册者，几乎是预期数量的两倍。敬业度也很高。首席营销官卡洛斯·卡瓦哈尔（Carlos Carvajal）表示：“我认为人们在第一或第二届会议后会下跌，但超过70％的人会参加四到五届会议。”

虚拟交付帮助解决了会议管理难题之一：在度假村或拉斯维加斯会议中心举办的活动必须不断与矿池或赌场竞争。相比之下，任何参加一个小时的在线技术演示的人都必须对此感兴趣。

首席信息官长期使用在拉斯维加斯或新奥尔良举行的会议来奖励最优秀的员工。“我知道您会带上您的配偶并留在维加斯，但这没关系，因为您是个好球员，”高力的Strusievici说。但是他发现人们几乎不愿意抽出一些时间来进行虚拟教育。

Strusievici说，如果人们以正确的态度参加虚拟活动，这种形式更有利于学习。他说：“当您在昏暗，拥挤的房间中时，您将无法记笔记并且手机会去中心化注意力。” “我有屏幕，咖啡，而且我会做好心理准备以吸收一切可能。”

就像互联网上的任何东西一样，国际影响力是免费的。美国会议组织者认为自己能吸引20％的海外与会者很幸运，但是今年的虚拟聚会吸引了全球范围的多样化人群。

需求生成和增长营销副总裁Mike Kwon表示，Redis Labs Inc.的RedisConf Takeaway 2020来自103个国家/地区的注册人员。Databricks Inc.表示，其6月的Spark + AI峰会吸引了来自130个国家的虚拟访客。阿玛多说，Adobe记录了地球上每个主权国家的与会者。尽管白天和黑夜都在使用各种虚拟平台，但组织者报告说容量和性能从来都不是问题。

全新的游戏

并不是说这种转变是容易的或没有问题的。以SAP SE为例，该网站在6月中旬发生了事件崩盘，导致许多人无法进入。该事件仍然吸引了20万多人和100万次浏览。但是这样的故障会惹恼并驱赶参与者。

而且数字活动仍需要进行大量计划。Databricks的首席营销官Rick Shultz说：“与现场活动相比，虚拟格式的准备工作更加耗时，我们感到很惊讶。” 制作引人入胜的虚拟会议和主题演讲“比让演讲者简单地走上舞台对技术和性能提出了更多挑战。”

机器人过程自动化供应商Blue Prism Group plc的全球营销业务主管Kate Lohian表示：“我认为，召开虚拟会议会简化后勤工作，但实际上要困难得多。” 在6月份在Blue Prism World上在线复制时，具有挑战性的身体因素之一是将人们引导到会议上，并对他们到达时会发现的东西设定期望。“从安装正确的软件进行登录到浏览虚拟议程，与会人员会遇到全新的流程，可能会在每个步骤中引发问题，” Lohian说，他为该公司协调了11次会议。“将2020年作为虚拟事件进行管理是最具挑战性的。”

组织者指出，他们在准备，推广，上演和衡量虚拟会议的成功方式上存在一些明显的差异。特别受欢迎的是成本大大降低。Carvajal说，K2的FastFWD的价格“不到实际事件的十分之一。” 该公司没有花钱购买食品，饮料和杂物，而是花在了网站设计师和视频承包商身上。

Kwon表示，“ RedisConf外卖2020年”的成本为去年的四分之一，出席人数是与会者的四倍，注册人数是与会者的10倍。

红帽日：虚拟会议的出席人数是预计出席人数的三倍，费用为30％。照片：红帽

市场传播和品牌副总裁Leigh Day表示，四月份举行Red Hat峰会的总成本比以往的物理会议降低了约70％。她说，该活动去年吸引了不到9,000名与会者到波士顿参加，预计将吸引约30,000人，但有80,000人出席，近三分之二的与会者至少参加了一场现场会议，平均消费了三个小时的内容。

像大多数组织者一样，红帽在为独特的交付媒体设计其在线会议时投入了很多思想。“我们缩短了所有会议的时间，以使其更具吸引力；我们不希望虚拟疲劳，”戴说。“更大的技术挑战之一是录制数百次会议，而这不会使会议陷入僵局。”

组织者不得不安排后勤工作，而不是安排航班时间表，而是将后勤工作的挑战发送给缺少所需设备的演讲者，将计算机和网络摄像机发送给他们。演讲者还需要在适当的着装，背景设置，收紧演讲的策略以及如何在没有实时听众反馈的情况下保持专注等方面进行指导。

Okta Inc.在4月初将Oktane20活动虚拟化时就不得不争先恐后，锁定开始后仅三周。“在现场活动中，您在舞台上练习。现在，我们正在发售摄像机，设置Zoom通话以及与扬声器一起工作，如何将声音记录到他们的笔记本电脑上并生成视频文件。”企业营销副总裁Alyssa Smrekar说。一线希望：“这是思考如何成为更好的内容制作者的绝佳机会，”她说。

奖励是20,000个虚拟注册者，是6,000个Okta组织者希望迁移到旧金山的三倍多。Smrekar说，此次活动还产生了4,000条新的销售线索，并访问了虚拟赞助商摊位近10,000次。

虚拟格式具有使行政演讲人性化的效果。首席执行官托德·麦金农（Todd McKinnon）参观了自己的房屋，致开幕词，并与家人一起演唱了“太阳来了”。Smrekar说：“这是一个非常好的机会，可以说我们不会退缩，我们会保持韧性，我们将找到实现这一目标的方法。”

提早开始

波士顿创业公司的Roulic：在“ Zoom枯竭”开始之前安排价格。照片：LinkedIn

计划参数对于非专属受众来说是不同的。对于亲自参加的活动，“如果有人碰巧在附近，那么在午餐时间或下班后就更容易有人参加，”波士顿创业公司的创始人斯蒂芬妮·鲁里奇说。根据她的经验，吸引当地人参加会议场所的最佳时间是周一至周三下午6:30

“在线上，这是完全不同的比赛方式，”鲁里奇说。“人们整天坐在屏幕前已经筋疲力尽，因此他们通常在下班后亲自在社交网络上度过的时间应该转移到一天的开始，然后再开始“ Zoom精疲力竭”。”

没有两家公司以相同的方式提出他们的计划。K2和Red Hat几乎提前录制了他们的所有会议，并带回了演讲者进行现场问答。卡瓦哈尔说：“将所有活动现场直播将是一场噩梦。”

其他人则选择冒险上线。Redis Labs现场进行了30次实时会议，认为体验会更加真实，并且演讲者会因压力而充满活力。w说：“每个制作公司都告诉我们我们疯了，但最终我们觉得与会者的体验会更好。”

一些尝试了创造性的想法，以保持与会人员的参与。Redis创建了一个基于多人视频游戏的自定义三维环境，主持了一个现场剧院舞台，甚至建立了一个虚拟休息室，供游客玩乒乓球。

K2使用无限虚拟舞台邀请客户通过视频讲述他们的故事。“我们决定不拒绝任何人，”卡瓦哈尔说。“任何想讲故事的客户都可以这样做。”

Okta首席执行官McKinnon的主题演讲包括参观他的房子。照片：Okta / YouTube

Rubrik Inc.在五月的Rubrik Forward会议上主持了来自世界各地的客户的演讲。“以这种虚拟格式，使我们的客户参与更加容易，” Rubrik总裁丹·罗杰斯（Dan Rogers）说。

当组织者可以精确地衡量人们到达的时间，他们停留的时间，他们采取的行动以及他们的出勤如何带来新业务时，成功的度量标准就会发生很大的变化。“停留时间成为至关重要的统计数据，” Blue Prism的Lohian说。

尽管组织者不喜欢吹捧它，但客户会议的主要价值之一就是他们产生的新商机。大多数公司在发掘虚拟活动方面给予了很高的评价，以发掘新的销售线索，但他们也表示，当面对面的要素缺失时，完成交易会更加困难。

Yellowbrick的Ramakrishnan说：“与物理事件相比，这些事件产生的线索更多，每根线索的成本已大大降低。”

Okta从Oktane20获得了4,000条新的销售线索。“我们的面对面会议大多是现有客户，” Smrekar说。“这使我们以前的统计数据消失了。” K2在90天内预订了价值140万美元的交易。Carvajal说：“由于（客户）在澳大利亚，不可能（在实体活动中）迅速关闭那家公司。”

回拉斯维加斯

考虑到虚拟事件的所有优势，未来是否会对物理事件构成生存威胁？答案是否定的，至少目前还没有。PCMA调查发现，有70％的组织者认为虚拟和物理平台可以长期共存，但只有四分之一的人认为面对面的会议受到其数字化同行的威胁。

MariaDB Corp.在大流行的早期阶段委托对信息技术专业人士进行了一项调查，发现只有8％的人表示他们不会错过亲自见面的机会。近四分之三的人说，他们“非常”或“极其”错过身体活动。

MariaDB首席营销官Franz Aman说：“我们当然会继续进行更多的在线活动，但我们将回到每年至少举行一次大型的物理客户活动。”

Redis Labs的Kwon说：“走进展览馆并看到巨大的摊位，有些事。” “我们相信身体事件将长期存在。”

Allot Ltd.现场营销总监Frank Katzer说：“我们不会用虚拟的对等事件代替物理事件，而是可以很好地想象混合事件，我们在这两种情况下都可以迎合双方的需求。”首先虚拟化。

梅洛尔说，尽管Domopalooza取得了成功，“我们还是更愿意亲自去做并与我们的客户一起聚会。”

但是，事实仍然存在，COVID-19促使许多高管质疑他们公司过去经常进行商务旅行的需求。随着用于主持虚拟事件的技术平台质量的提高，可以想象高清电视对全美橄榄球联盟的出勤率下跌可能会给大型会议带来压力。

K2的Carvajal说，他对老式会议厅情有独钟，但您不能与数字争论。他说：“即使我想进行大型现场直播，CEO也会问为什么我们会再做一次。”

照片：shameersrk /皮克斯巴伊