誰需要現場直播？虛擬會議吸引了比以往更多的人

Domo Inc.計劃於3月18日舉行第六屆年度Domopalooza會議，預計將有3,000多人前往SALT湖城進行為期四天的動手技術培訓，與公司高管們擦肩而過，並進行晚間娛樂活動，最終將由黑人表演眼豆豆。

商業智能軟體公司首席戰略官約翰·梅洛爾（John Mellor）表示：「到2月中旬，「我們已經預訂了酒店，我們正在列印材料以供遊說。」 那時Domo首席執行官Josh James帶著一些令人不安的消息從亞洲回來了：冠狀病毒看起來比許多人想像的要大得多。

「大型企業還沒有改變他們的活動，」梅洛爾說，「但很明顯，許多客戶將面臨旅行限制。」 經過大量辯論後，Domo在2月28日宣布會議將在線上100％進行。剩下的工作日只有12個工作日。

這意味著需要12天的時間來完全重新考慮議程，找到虛擬會議平台，重新配置註冊過程，將已發生的更改通知已註冊的與會者和發言人以及取消已經存在數月的合約。

Domo的Mellor：未來的活動將具有「虛擬出席的重要組成部分」。圖片：Twitter

梅洛爾說：「我們所有人都為團隊進行了9個月的所有工作而哭泣。」 修改後的計劃是在猶他州的雪鳥滑雪勝地拍攝虛擬活動的視頻。梅洛說：「我們認為如果不能將觀眾帶到猶他州，我們會把猶他州帶給觀眾。」 但是在3月14日，記錄了第一起社區擴散事件，所有地區的滑雪勝地都關閉了。

作為一個完全數字化的活動，Domopalooza於3月18日開業，正值SALT湖城地區遭受近30年最嚴重地震襲擊之時。儘管如此，會議已縮減為一天，但在最初的24小時內吸引了9,000名註冊者和12,000多名觀眾。即使包括取消的取消費，運營成本也比實際事件低約30％。

「我認為如果沒有大量的虛擬出席，我們沒有辦法再做一次Domopalooza，」 Mellor說。

他並不孤單。在電話和電子郵件採訪中，來自20家技術公司的高管一致表示，這種體驗是積極的。這些公司在今年上半年從面對面的事件轉向了數字事件。參加某些虛擬會議的人數是過去的親自聚會的人數的七倍之多。成本降低了90％。許多組織者說，數字互動帶來的新商機數量遠遠超過了以前在體育比賽中看到的機會。

突然轉變

今年上半年轉向在線活動的規模很大。專業會議管理協會在4月初進行的一項成員調查發現，由於COVID-19，已經有87％的組織取消了活動，有66％的組織推遲了活動。

沒有人在擁擠的會議廳里寫喪鐘，但看起來COVID-19已經做了20多年的虛擬事件實驗未能實現的目標：吸引人們。每個接受採訪的組織者都同意，他們未來的活動將比過去有更多的虛擬內容，儘管沒有人計劃放棄面對面的活動。

惠普企業有限公司首席營銷官吉姆·傑克遜（Jim Jackson）表示：「合作夥伴和團隊成員經常問我，惠普（HPE）會在將來進行物理或虛擬事件，對此我只是回答，是的。」

HPE首席執行官Antonio Neri的虛擬主題演講吸引的觀眾人數是預期的八倍。照片：HPE

HPE的Discover大會是進行這一轉變的較大型技術活動之一。去年在拉斯維加斯舉行的會議上，吸引了10,000多名客戶和合作夥伴。傑克遜說，公司4月8日決定將在線活動安排在6月下旬舉行，其中包括超過100場會議，這需要「重新構想一切」。

他說：「我們必須像電視製作人一樣，考慮節目編排，內容和揚聲器的交付，以適應12英寸的屏幕，該屏幕的注意力跨度更短，退出選項只需點擊一下即可。」

傑克遜說，迄今為止，已錄製的CEO安東尼奧·內里（Antonio Neri）錄製的主題演講有超過900,000次觀看，這是值得的，這是「超過我們預期的八倍」。他說，該活動比實體會議的尾巴更長，「因為與會者將在接下來的幾周和幾個月內繼續按需觀看內容。」

虛擬事件已經佔據會議行業的利基市場超過25年，但從未達到主流地位。早期嘗試模仿虛擬現實技術的貿易展覽會的經驗的嘗試失敗了。最近的工作主要包括直播會議的視頻流。

參與度

2020年年份的不同之處在於，大量會議專門針對在線消費進行了重新配置。還有一個前所未有的因素，沒人能選擇。這就迫使組織者必須創造性地吸引和吸引人們的注意力，在這種環境中，只需單擊一下滑鼠即可放棄。企業對企業內容營銷諮詢公司Markletic的一項調查發現，有49％的營銷人員表示，觀眾的參與是成功舉辦虛擬活動的最大因素。

程序設計師縮短了會議的時間，增加了互動元素，例如遊戲和受眾調查，並試圖將娛樂性融入技術會議。Adobe Systems Inc.體驗營銷副總裁Alex Amado表示：「在一次在線活動中，與會者完全受到控制。」該公司在三月份舉行了虛擬Adobe Summit。

當說話者可以與聽眾進行目光接觸時，衡量參與度很容易，但是幾乎不可能將反饋迴路複製給不露面的人群。Zensar Technologies Ltd.首席營銷官兼聯盟負責人Abhishek Vanamali表示：「事件營銷人員心目中的參與度仍然是一個挑戰，」 Zensar Technologies Ltd.的首席營銷官兼聯盟負責人於6月舉行了SHRM Edge 2020會議。

不過，有些會議報告在某些措施上的參與度甚至高於面對面會議。Docker Inc.在最近舉行的Dockercon會議上報告說，截至活動當天，已有75,000多個註冊—相比之下，去年面對面的Dockercon僅有4,000人註冊–超過30,000個實時事件登錄。還有多達24,000個並發查看者，以及來自約11,000個唯一用戶聊天的約22,000個聊天帖子。活動結束後還有數千人註冊觀看該內容。

「在正常的會議上，您可能會有一小部分人提出一個問題，這是某種社會距離，就像人們只是不想去問問題一樣，」該公司高級副總裁John Kreisa市場營銷，告訴SiliconANGLE Media的視頻工作室theCUBE，其CUBE365活動平台託管了Dockercon。「 [在虛擬事件中]他們可以自由地在聊天中詢問任何問題，這確實釋放了很多知識共享和思想交易所的機會。」

在某些方面，虛擬事件比物理事件更容易產生。在大多數情況下，出於對旅行考慮的最小化和無需註冊的考慮，組織者報告說，他們可以縮短促銷時間表，並仍然產生大量的與會者。Markletic調查發現，公司花在宣傳活動上的平均時間為3.5周。

F5 Networks Inc.客戶關係負責人Dmitry Risukhin說，從歷史上看，「招募參與者的過程要花幾個月的時間。在5月份的敏捷性會議上，「我們有一個多月的時間，最終吸引了更多的參與者。」

到處走動和運送設備的人也少得多。Yellowbrick Data Inc.活動和現場營銷負責人Bhuvana Ramakrishnan表示：「參加虛擬會議已將我們的物流工作量減少了50％以上，」 Yellowbrick Data Inc.今年已主持或參加了30多次在線活動。

不利的一面是，不需要花小馬信用卡或預訂飛機航班的註冊者就沒有動力出現。Skift Inc.的EventMB研究部門表示，四分之三的組織者不為虛擬事件收費。因此，Eventbrite Inc.估計約有一半註冊免費活動的人沒有露面。

F5的Risukhin說：「您肯定會出現更多未出現的情況。」 但是，即使輟學率接近50％，該公司的在線訪客仍然是以前的現場表演的五倍。

高效教育

Colliers的Strusievici：「我並沒有在我不需要在某個地方的大大廳里凍結的東西上浪費時間。」 照片：高力

對於參加者來說，虛擬事件是一個天賜之物，他們對目的地的關注不如內容。高力國際集團首席信息官Mihai Strusievici說：「我選擇參加我所需要的一切，我不會浪費時間在不需要在某個地方的大大廳里結冰的東西上。」自鎖定開始以來，發生的事件比典型年份多。

組織者還說，在線觀看的人們對內容更加認真。首席營銷官Fleur Sohtz說，當Collibra NV決定虛擬召開6月數據公民20大會時，組織擔心「我們的社區可能會因為數字事件而感到筋疲力盡」。「現實是，這種熱情絕對存在，並且比我們預期的要強大。」

過程自動化供應商K2 Software Inc.在4月份的FastFWD會議上吸引了1,700名註冊者，幾乎是預期數量的兩倍。敬業度也很高。首席營銷官卡洛斯·卡瓦哈爾（Carlos Carvajal）表示：「我認為人們在第一或第二屆會議後會下跌，但超過70％的人會參加四到五屆會議。」

虛擬交付幫助解決了會議管理難題之一：在度假村或拉斯維加斯會議中心舉辦的活動必須不斷與礦池或賭場競爭。相比之下，任何參加一個小時的在線技術演示的人都必須對此感興趣。

首席信息官長期使用在拉斯維加斯或新奧爾良舉行的會議來獎勵最優秀的員工。「我知道您會帶上您的配偶並留在維加斯，但這沒關係，因為您是個好球員，」高力的Strusievici說。但是他發現人們幾乎不願意抽出一些時間來進行虛擬教育。

Strusievici說，如果人們以正確的態度參加虛擬活動，這種形式更有利於學習。他說：「當您在昏暗，擁擠的房間中時，您將無法記筆記並且手機會去中心化注意力。」 「我有屏幕，咖啡，而且我會做好心理準備以吸收一切可能。」

就像互聯網上的任何東西一樣，國際影響力是免費的。美國會議組織者認為自己能吸引20％的海外與會者很幸運，但是今年的虛擬聚會吸引了全球範圍的多樣化人群。

需求生成和增長營銷副總裁Mike Kwon表示，Redis Labs Inc.的RedisConf Takeaway 2020來自103個國家/地區的註冊人員。Databricks Inc.表示，其6月的Spark + AI峰會吸引了來自130個國家的虛擬訪客。阿瑪多說，Adobe記錄了地球上每個主權國家的與會者。儘管白天和黑夜都在使用各種虛擬平台，但組織者報告說容量和性能從來都不是問題。

全新的遊戲

並不是說這種轉變是容易的或沒有問題的。以SAP SE為例，該網站在6月中旬發生了事件崩盤，導致許多人無法進入。該事件仍然吸引了20萬多人和100萬次瀏覽。但是這樣的故障會惹惱並驅趕參與者。

而且數字活動仍需要進行大量計劃。Databricks的首席營銷官Rick Shultz說：「與現場活動相比，虛擬格式的準備工作更加耗時，我們感到很驚訝。」 製作引人入勝的虛擬會議和主題演講「比讓演講者簡單地走上舞台對技術和性能提出了更多挑戰。」

機器人過程自動化供應商Blue Prism Group plc的全球營銷業務主管Kate Lohian表示：「我認為，召開虛擬會議會簡化後勤工作，但實際上要困難得多。」 在6月份在Blue Prism World上在線複製時，具有挑戰性的身體因素之一是將人們引導到會議上，並對他們到達時會發現的東西設定期望。「從安裝正確的軟體進行登錄到瀏覽虛擬議程，與會人員會遇到全新的流程，可能會在每個步驟中引發問題，」 Lohian說，他為該公司協調了11次會議。「將2020年作為虛擬事件進行管理是最具挑戰性的。」

組織者指出，他們在準備，推廣，上演和衡量虛擬會議的成功方式上存在一些明顯的差異。特別受歡迎的是成本大大降低。Carvajal說，K2的FastFWD的價格「不到實際事件的十分之一。」 該公司沒有花錢購買食品，飲料和雜物，而是花在了網站設計師和視頻承包商身上。

Kwon表示，「 RedisConf外賣2020年」的成本為去年的四分之一，出席人數是與會者的四倍，註冊人數是與會者的10倍。

紅帽日：虛擬會議的出席人數是預計出席人數的三倍，費用為30％。照片：紅帽

市場傳播和品牌副總裁Leigh Day表示，四月份舉行Red Hat峰會的總成本比以往的物理會議降低了約70％。她說，該活動去年吸引了不到9,000名與會者到波士頓參加，預計將吸引約30,000人，但有80,000人出席，近三分之二的與會者至少參加了一場現場會議，平均消費了三個小時的內容。

像大多數組織者一樣，紅帽在為獨特的交付媒體設計其在線會議時投入了很多思想。「我們縮短了所有會議的時間，以使其更具吸引力；我們不希望虛擬疲勞，」戴說。「更大的技術挑戰之一是錄製數百次會議，而這不會使會議陷入僵局。」

組織者不得不安排後勤工作，而不是安排航班時間表，而是將後勤工作的挑戰發送給缺少所需設備的演講者，將計算機和網路攝像機發送給他們。演講者還需要在適當的著裝，背景設置，收緊演講的策略以及如何在沒有實時聽眾反饋的情況下保持專註等方面進行指導。

Okta Inc.在4月初將Oktane20活動虛擬化時就不得不爭先恐後，鎖定開始後僅三周。「在現場活動中，您在舞台上練習。現在，我們正在發售攝像機，設置Zoom通話以及與揚聲器一起工作，如何將聲音記錄到他們的筆記本電腦上並生成視頻文件。」企業營銷副總裁Alyssa Smrekar說。一線希望：「這是思考如何成為更好的內容製作者的絕佳機會，」她說。

獎勵是20,000個虛擬註冊者，是6,000個Okta組織者希望遷移到舊金山的三倍多。Smrekar說，此次活動還產生了4,000條新的銷售線索，並訪問了虛擬贊助商攤位近10,000次。

虛擬格式具有使行政演講人性化的效果。首席執行官托德·麥金農（Todd McKinnon）參觀了自己的房屋，致開幕詞，並與家人一起演唱了「太陽來了」。Smrekar說：「這是一個非常好的機會，可以說我們不會退縮，我們會保持韌性，我們將找到實現這一目標的方法。」

提早開始

波士頓創業公司的Roulic：在「 Zoom枯竭」開始之前安排價格。照片：LinkedIn

計劃參數對於非專屬受眾來說是不同的。對於親自參加的活動，「如果有人碰巧在附近，那麼在午餐時間或下班後就更容易有人參加，」波士頓創業公司的創始人斯蒂芬妮·魯里奇說。根據她的經驗，吸引當地人參加會議場所的最佳時間是周一至周三下午6:30

「在線上，這是完全不同的比賽方式，」魯里奇說。「人們整天坐在屏幕前已經筋疲力盡，因此他們通常在下班後親自在社交網路上度過的時間應該轉移到一天的開始，然後再開始「 Zoom精疲力竭」。」

沒有兩家公司以相同的方式提出他們的計劃。K2和Red Hat幾乎提前錄製了他們的所有會議，並帶回了演講者進行現場問答。卡瓦哈爾說：「將所有活動現場直播將是一場噩夢。」

其他人則選擇冒險上線。Redis Labs現場進行了30次實時會議，認為體驗會更加真實，並且演講者會因壓力而充滿活力。w說：「每個製作公司都告訴我們我們瘋了，但最終我們覺得與會者的體驗會更好。」

一些嘗試了創造性的想法，以保持與會人員的參與。Redis創建了一個基於多人視頻遊戲的自定義三維環境，主持了一個現場劇院舞台，甚至建立了一個虛擬休息室，供遊客玩乒乓球。

K2使用無限虛擬舞台邀請客戶通過視頻講述他們的故事。「我們決定不拒絕任何人，」卡瓦哈爾說。「任何想講故事的客戶都可以這樣做。」

Okta首席執行官McKinnon的主題演講包括參觀他的房子。照片：Okta / YouTube

Rubrik Inc.在五月的Rubrik Forward會議上主持了來自世界各地的客戶的演講。「以這種虛擬格式，使我們的客戶參與更加容易，」 Rubrik總裁丹·羅傑斯（Dan Rogers）說。

當組織者可以精確地衡量人們到達的時間，他們停留的時間，他們採取的行動以及他們的出勤如何帶來新業務時，成功的度量標準就會發生很大的變化。「停留時間成為至關重要的統計數據，」 Blue Prism的Lohian說。

儘管組織者不喜歡吹捧它，但客戶會議的主要價值之一就是他們產生的新商機。大多數公司在發掘虛擬活動方面給予了很高的評價，以發掘新的銷售線索，但他們也表示，當面對面的要素缺失時，完成交易會更加困難。

Yellowbrick的Ramakrishnan說：「與物理事件相比，這些事件產生的線索更多，每根線索的成本已大大降低。」

Okta從Oktane20獲得了4,000條新的銷售線索。「我們的面對面會議大多是現有客戶，」 Smrekar說。「這使我們以前的統計數據消失了。」 K2在90天內預訂了價值140萬美元的交易。Carvajal說：「由於（客戶）在澳大利亞，不可能（在實體活動中）迅速關閉那家公司。」

回拉斯維加斯

考慮到虛擬事件的所有優勢，未來是否會對物理事件構成生存威脅？答案是否定的，至少目前還沒有。PCMA調查發現，有70％的組織者認為虛擬和物理平台可以長期共存，但只有四分之一的人認為面對面的會議受到其數字化同行的威脅。

MariaDB Corp.在大流行的早期階段委託對信息技術專業人士進行了一項調查，發現只有8％的人表示他們不會錯過親自見面的機會。近四分之三的人說，他們「非常」或「極其」錯過身體活動。

MariaDB首席營銷官Franz Aman說：「我們當然會繼續進行更多的在線活動，但我們將回到每年至少舉行一次大型的物理客戶活動。」

Redis Labs的Kwon說：「走進展覽館並看到巨大的攤位，有些事。」 「我們相信身體事件將長期存在。」

Allot Ltd.現場營銷總監Frank Katzer說：「我們不會用虛擬的對等事件代替物理事件，而是可以很好地想像混合事件，我們在這兩種情況下都可以迎合雙方的需求。」首先虛擬化。

梅洛爾說，儘管Domopalooza取得了成功，「我們還是更願意親自去做並與我們的客戶一起聚會。」

但是，事實仍然存在，COVID-19促使許多高管質疑他們公司過去經常進行商務旅行的需求。隨著用於主持虛擬事件的技術平台質量的提高，可以想像高清電視對全美橄欖球聯盟的出勤率下跌可能會給大型會議帶來壓力。

K2的Carvajal說，他對老式會議廳情有獨鍾，但您不能與數字爭論。他說：「即使我想進行大型現場直播，CEO也會問為什麼我們會再做一次。」

照片：shameersrk /皮克斯巴伊